Инвентаризация
Документ инвентаризации фиксирует результаты физического пересчёта товаров на складе. Сравнивает фактические количества с данными системы и выявляет расхождения.
Сохранённый документ инвентаризации больше не меняется сам. Учётные количества в нём — это снимок на момент заполнения: они не пересчитываются задним числом, даже если позже провели приход, продажу или списание за тот же день. Поэтому «остатки на кухне не обновились после инвентаризации» — это не сбой: чтобы документ учёл более поздние движения, его значения перезаполняют вручную и проводят заново.
Это же действие клиенты называют «ревизия», «пересчёт», «сверка остатков», «переучёт». Отдельного раздела «Ревизии» в системе нет — всё это делается документом инвентаризации, описанным здесь. Итоги нескольких инвентаризаций (в том числе в разрезе складов) смотрят в отчёте «Сводная по инвентаризации»; «Ревизионного отчёта» в программе тоже нет.
Как открыть
Перейдите: Боковая панель > Склад > Инвентаризация
Маршрут: /warehouse/documents/inventory
Быстрые действия:
Обзор
Инвентаризация проводится для проверки соответствия фактических остатков на складе данным в системе. Документ отображает системные количества рядом с вручную введёнными фактическими, выделяя расхождения. По результатам излишки можно оприходовать, а недостачи — списать.
Список документов
Колонки
| Колонка | Описание |
|---|---|
| № | Номер документа |
| Дата | Дата документа |
| Организация | Организация |
| Склад | Склад |
| Проведён | Статус проведения |
| Дата создания | Дата создания |
| Сотрудник | Ответственный |
| Примечание | Комментарий |
Создание документа
Основные поля
| Поле | Описание | Обязательное |
|---|---|---|
| Дата | Дата и время инвентаризации | Да |
| Организация | Организация, проводящая пересчёт | Да |
| Склад | Инвентаризируемый склад | Да |
| Примечание | Произвольный комментарий | Нет |
Сначала склад
Количество по системе берётся из остатков выбранного склада. Пока склад не выбран, кнопки Подбор и Добавить ингредиенты блюда и пункты меню Заполнить, которые берут остатки, недоступны: «Заполнить по всем остаткам», «Заполнить отрицательные остатки», «Заполнить по остаткам в группе», «Перезаполнить учетные количества» и «По товарам которых не было в документах инвентаризации».
Табличная часть
| Колонка | Описание |
|---|---|
| № | Порядковый номер |
| Товар | Наименование товара |
| Количество по системе | Количество по данным системы |
| Фактическое количество | Фактически подсчитанное количество |
| Разница | Разница (Факт − Система) |
Подсказка
Положительная разница означает излишек (больше, чем ожидалось). Отрицательная — недостачу (меньше, чем ожидалось).
Пошаговая инструкция
- Перейдите в Склад > Инвентаризация.
- Нажмите Добавить.
- Выберите Организацию и Склад.
- Укажите Дату.
- Загрузите товары — система заполнит таблицу текущими данными об остатках.
- Введите Фактическое количество для каждого товара по результатам пересчёта.
- Проверьте колонку Разница.
- Нажмите Сохранить, затем Провести.
FAQ
Что происходит после проведения инвентаризации?
Система может сформировать документы оприходования для излишков и списания для недостач по результатам инвентаризации.
Можно ли инвентаризировать только определённые товары?
Да. Вы можете отфильтровать или выбрать вручную, какие товары включить в пересчёт, а не загружать весь склад.
Почему часть пунктов меню «Заполнить» недоступна?
Если в таблице документа есть несохранённые изменения — вы удалили, добавили или изменили товар и ещё не нажали «Сохранить», — пункты, которые берут товары с сервера, из файла или из буфера, недоступны: «Перезаполнить учетные количества», «Заполнить по всем остаткам», «Заполнить отрицательные остатки», «Заполнить по остаткам в группе», «По товарам которых не было в документах инвентаризации», «Загрузить из файла» и «Загрузить из буфера». Причина написана вверху меню. Сохраните документ — и пункты снова станут доступны. Так заполнение не затрёт то, что вы успели изменить.
Выбор склада или даты в новом документе заполнение не блокирует: новую инвентаризацию можно заполнить сразу после выбора склада. Пункты «Очистить фактические количества», «Обнулить фактические количества», «Заполнить фактическое количество по учетному», «Выгрузить в буфер» и «Сравнить с буфером» доступны всегда — они работают только с тем, что уже есть в таблице.
Что будет, если заполнить документ, в котором уже есть товары?
Заполнение только добавляет товары, которых в документе ещё нет. Строки, которые уже есть, остаются как есть — вместе с введённым фактическим количеством. Если все товары уже в документе, появится сообщение «Все товары уже есть в документе».
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Зависит от потребностей бизнеса. Многие предприятия проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально. Для товаров с высокой оборачиваемостью может потребоваться более частая проверка.
Ошибка «Данные не найдены в файле»
Появляется после кнопки «Загрузить» в окне «Загрузить из файла»: файл прочитан, но ни одной строки из него в документ не попало и ни одного ненайденного штрихкода тоже нет — то есть разбирать оказалось нечего.
Проверьте три вещи, именно в этом порядке:
- Порядок колонок. В окне загрузки он выбирается списком — «Штрихкод; Количество», «Штрихкод; Наименование; Количество; Цена(закупочная); Цена(розничная)» и другие. Файл должен идти ровно в выбранном порядке; лишний столбец в начале сдвигает всё остальное, и строки не распознаются.
- Первую строку. Для Excel данные должны начинаться со второй строки первого листа и с первого столбца — первая строка считается заголовком. Для CSV за это отвечает галочка «Игнорировать первую строку»: если заголовка в файле нет, её нужно снять, иначе первая строка данных будет отброшена.
- Разделитель CSV. Он выбирается тут же, в окне. Когда разделитель не совпадает с тем, что в файле, вся строка читается как одно значение — и подходящих строк не находится.
Если данные в файле есть, а товаров с такими штрихкодами в каталоге нет, сообщение будет другим — «Не найдены элементы:» со списком. Чтобы такие позиции создавались сами, включите «Автоматически добавлять товары» в том же окне.