Депозиты и долги клиентов — Paloma POS 2
Эта статья про Paloma POS 2 — новую кассу-приложение линейки Paloma. Здесь описано, как работать с депозитом клиента (пополнение и оплата с депозита), с продажей в долг и погашением долга, а также ресепшн-сценарий с браслетами: выдать браслет с депозитом на входе и рассчитать гостя на выходе. Если вы не уверены, какой у вас продукт, начните со статьи «Как понять, что у вас Paloma POS 2».
Обзор
Депозит — это предоплаченные деньги клиента, которые касса хранит на его балансе и списывает при оплате. Долг — наоборот: заказ отдают клиенту сейчас, а оплату записывают на него как задолженность.
- Депозит и долг привязаны к клиенту. Чтобы пополнить депозит, оплатить с него, продать в долг или погасить долг, к операции нужен прикреплённый клиент (см. «Клиенты»).
- Баланс виден в карточке клиента. Там есть строка «Баланс депозита» и карточка «Долг» — сколько предоплачено и сколько клиент должен.
- Оплата с депозита и продажа в долг — это виды оплаты на экране оплаты. Их заводит администратор в личном кабинете; на кассе они появляются рядом с «Наличные» и «Карта» (см. «Оплата заказа»).
- Ресепшн с браслетами объединяет депозит и идентификацию гостя: на входе гостю выдают браслет и кладут на него депозит, на выходе сканируют браслет и возвращают неистраченный остаток.
- Все суммы касса считает точно, до копейки. Остаток депозита, сдачу и сумму к возврату она рассчитывает сама — вручную округлять ничего не нужно.
Пополнение депозита клиента
- Откройте карточку клиента (см. «Клиенты»). В ней есть строка «Баланс депозита» и кнопка «Пополнить».
- Нажмите «Пополнить» — откроется окно «Пополнение депозита».
- Введите сумму в поле «Сумма пополнения» и подтвердите.
- Касса покажет «Депозит пополнён» и обновит «Баланс депозита».
Пополнение — это внесение денег в кассу, поэтому выполнять его может сотрудник с правом на пополнение депозита. Если суммы нет или она нулевая, касса подскажет «Введите сумму больше нуля».
Оплата с депозита
Оплата с депозита — это отдельный вид оплаты на экране оплаты (его заводит администратор). Он списывает деньги с баланса прикреплённого клиента.
- Прикрепите клиента к заказу (см. «Клиенты»).
- Нажмите «Оплатить чек» и выберите вид оплаты депозитом (см. «Оплата заказа»).
- Касса спишет сумму с «Баланс депозита» и закроет чек (или его часть — оплату с депозита можно сочетать с наличными и картой).
Если депозита не хватает на весь чек, откроется окно «Оплата депозитом» с текстом «На депозите {баланс}. Спишется {сумма}, остаток {остаток} нужно принять другим способом оплаты.» — три цифры сразу: сколько есть, сколько уйдёт с депозита, сколько ещё собрать. Кнопка «Списать {сумма}» проводит списание ровно на доступную сумму, после чего остаток закрывается наличными, картой или другим видом оплаты. Уйти в минус по депозиту касса не даёт — кнопки «списать больше, чем есть» нет.
Когда на депозите пусто, то же окно скажет «На депозите {баланс} — списывать нечего. Закройте чек другим способом оплаты.» Здесь списывать не из чего: пополните депозит из карточки клиента или примите оплату другим способом.
Продажа в долг
Продажа в долг закрывает чек без оплаты сейчас и записывает сумму на клиента как задолженность. Это тоже вид оплаты, который заводит администратор.
- Прикрепите клиента к заказу — без клиента долг записать некуда.
- Нажмите «Оплатить чек» и выберите вид оплаты «в долг».
- Касса закроет заказ и увеличит долг клиента. В его карточке карточка «Долг» покажет текущую сумму задолженности.
Если клиент не прикреплён, касса покажет окно «Продажа в долг» с подсказкой «Прикрепите клиента, чтобы записать продажу в его долг.» — прикрепите клиента и повторите.
Погашение долга
- Откройте карточку клиента. Если у него есть задолженность, в карточке «Долг» видна сумма и кнопка «Погасить долг» (если долга нет, карточка показывает «Нет долга»).
- Нажмите «Погасить долг» и внесите оплату — касса уменьшит задолженность на внесённую сумму.
Ресепшн: выдать браслет
Сценарий входа объединяет три действия: создать или найти гостя, привязать ему браслет и положить на депозит стартовую сумму — с печатью входного слипа. Экран открывается плиткой «Выдать браслет» в меню кассы.
- На главном экране нажмите плитку «Выдать браслет» — откроется экран с заголовком «Выдать браслет».
- Отсканируйте браслет или введите его код в поле «Код браслета».
- Выберите тип гостя: «Анонимный» — быстрый безымянный гость, или «Зарегистрированный» — существующий клиент из базы. Для зарегистрированного найдите его в поле «Поиск по имени или телефону» (если совпадений нет, касса покажет «Гости не найдены»).
- В поле «Сумма депозита» введите стартовую сумму, которую гость вносит на браслет.
- Нажмите кнопку «Выдать браслет». Касса привяжет браслет к гостю, пополнит депозит и напечатает входной слип.
- Появится баннер «Браслет выдан» с итоговым балансом.
Дальше внутри заведения гость платит по браслету: на экране оплаты его сканируют, и заказ прикрепляется к нужному гостю (см. «Оплата заказа»). Скидки на такие продажи работают как обычно (см. «Скидки»).
Ресепшн: выход и расчёт
На выходе касса сканирует браслет, показывает итог по гостю (остаток депозита и долг), возвращает неистраченный остаток и освобождает браслет для повторной выдачи. Экран открывается плиткой «Выход/расчёт».
- Нажмите плитку «Выход/расчёт» — откроется экран с заголовком «Выход/расчёт».
- Отсканируйте браслет и нажмите «Показать расчёт».
- Касса покажет блок «Расчёт» с итогом гостя:
- «Остаток депозита» — сколько денег осталось на браслете.
- «Долг» — задолженность гостя (или «Долга нет», если долга нет).
- «К возврату» — сумма, которую нужно вернуть гостю из кассы.
- Дальнейшее действие зависит от итога:
- Есть остаток к возврату — нажмите «Вернуть остаток и освободить браслет». Касса выдаст остаток из кассы и освободит браслет.
- Возвращать нечего — нажмите «Освободить браслет».
- Есть долг — сначала нажмите «Погасить долг» и примите оплату, затем освободите браслет.
- Касса покажет «Расчёт завершён». Для следующего гостя нажмите «Следующий гость».
Пока касса работает офлайн, часть сумм может показываться пометкой «(не подтверждён)» — это ожидаемо: точные цифры подтвердятся при синхронизации, а возврат касса ограничивает фактической суммой на браслете, чтобы не вернуть лишнего.
Частые проблемы
- «Введите сумму больше нуля» — при пополнении депозита сумма пустая или нулевая. Введите сумму больше нуля.
- «Клиент не выбран» — пополнение запущено без клиента. Откройте карточку клиента и повторите.
- «Не удалось пополнить депозит» — пополнение не прошло. Повторите; если ошибка повторяется, напишите нам — подключится специалист.
- «Прикрепите клиента, чтобы оплатить с его депозита.» — вы выбрали оплату депозитом без клиента. Прикрепите клиента (см. «Клиенты») и повторите.
- «Недостаточно прав для списания с депозита.» — у сотрудника нет права на оплату депозитом. Обратитесь к администратору.
- «Не удалось прочитать баланс депозита. С депозита ничего не списано — закройте чек другим способом оплаты.» — касса не смогла получить текущий баланс клиента (чаще всего нет связи). Главное здесь сказано прямо: с депозита ничего не списалось, деньги клиента на месте. Закройте чек наличными, картой или другим видом оплаты, а оплату депозитом повторите, когда связь восстановится.
- «На депозите {баланс} — списывать нечего. Закройте чек другим способом оплаты.» — баланс пустой или ушёл в минус. Пополните депозит кнопкой «Пополнить» в карточке клиента либо примите оплату другим способом.
- «Прикрепите клиента, чтобы записать продажу в его долг.» — продажа в долг запущена без клиента. Прикрепите клиента и повторите.
- «Не удалось проверить настройки продажи в долг. Повторите попытку.» — касса не смогла проверить настройки. Повторите; если не помогает, напишите нам — подключится специалист.
- «Введите или отсканируйте код браслета» — при выдаче браслета не указан код. Отсканируйте браслет или введите код в поле «Код браслета».
- «Введите сумму депозита» — при выдаче браслета не указана стартовая сумма. Заполните «Сумма депозита».
- «Этот код уже привязан к другому гостю» — браслет с этим кодом занят. Возьмите другой браслет или сначала рассчитайте прежнего гостя на экране «Выход/расчёт», чтобы освободить код.
- «Браслет привязан, но депозит не пополнен» — браслет закрепился, а пополнение не прошло. Пополните депозит гостя вручную из его карточки кнопкой «Пополнить».
- «Слип не напечатан — повторите печать» — операция прошла, но входной слип не напечатался. Повторите печать; проверьте принтер, если ошибка повторяется.
- «К этому браслету не привязан гость» на расчёте — код не найден. Проверьте, что сканируете правильный браслет.
- «Не удалось провести возврат — ничего не записано, повторите» — возврат не прошёл и ничего не списалось. Повторите расчёт.
- «Возврат проведён, но браслет не освобождён — повторите освобождение» (или баннер «Рассчитано — браслет не освобождён») — деньги возвращены, но код остался занят. Нажмите «Повторить освобождение браслета».
- «Возврат не подтверждён (сбой записи) — обратитесь к администратору» — редкий сбой записи. Обратитесь к администратору, не выдавая браслет повторно.
FAQ
Чем депозит отличается от долга?
Депозит — это деньги клиента, внесённые заранее: касса хранит их на балансе и списывает при оплате. Долг — наоборот: клиент получает заказ сейчас, а оплату переносит на потом, и касса записывает сумму как задолженность.
Можно ли оплатить часть чека депозитом, а остаток картой?
Да. Оплата с депозита — обычный вид оплаты, его можно сочетать с наличными и картой как частичную оплату (см. «Оплата заказа»). Если депозита не хватит на весь чек, касса покажет «На депозите {баланс}. Спишется {сумма}, остаток {остаток} нужно принять другим способом оплаты.» — нажмите «Списать {сумма}» и закройте остаток другим способом. На депозит и долг не распространяется правило «Нельзя смешивать способы оплаты»: их можно сочетать с любым видом оплаты.
Можно ли вести долги сотрудников с лимитом?
Отдельного учёта долгов сотрудников нет: депозит и долг в кассе ведутся только на клиента, прикреплённого к заказу. Лимита долга тоже нет — при продаже в долг касса проверяет только, что клиент прикреплён, и сумму не ограничивает.
Если сотрудники берут в долг, заведите каждого из них клиентом и продавайте ему с видом оплаты «в долг» (см. «Продажа в долг»). Текущая задолженность будет видна в его карточке — «Долг».
Что делать, если браслет с этим кодом уже занят?
Появится сообщение «Этот код уже привязан к другому гостю». Возьмите свободный браслет либо рассчитайте прежнего гостя на экране «Выход/расчёт» — после освобождения код снова можно выдать.
Почему на экране расчёта суммы помечены «(не подтверждён)»?
Так касса показывает, что работает офлайн и точные цифры подтвердятся при синхронизации. Возврат при этом ограничен фактической суммой на браслете, поэтому лишнего касса не вернёт.
Гостю вернули остаток, но браслет остался занят. Что делать?
Нажмите «Повторить освобождение браслета» (баннер «Рассчитано — браслет не освобождён»). Деньги уже возвращены — повторное освобождение только снимает привязку кода, ничего не спишет заново.