Продажа и работа с заказом — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Эта статья про Paloma365 Classic — программу-кассу для Windows. Экран продажи — основной рабочий экран кассира: здесь создают счёт (заказ), добавляют товары и блюда, меняют количество, ставят примечания, удаляют позиции и переходят к оплате. Это базовая статья по работе со счётом — остальные инструкции по кассе на неё опираются.

Обзор

Вся работа кассира строится вокруг счёта: он создаётся, наполняется позициями, при необходимости корректируется и оплачивается. Список счетов открывается на экране кассы: там видны статус, вид оплаты, сумма, сотрудник и клиент, работают фильтры «Все» и «Оплаченные», кнопки «Просмотр», «Оплата» и «Опции». Здесь же кнопки «Открыть смену», «Закрыть смену», «X отчёт» и «Z отчёт» — о них в статье Закрытие смены и Z-отчёт.

Создание заказа и позиции

Новый счёт

Новый счёт создаётся кнопкой «Новый счет» (в режиме кафе — также через выбор стола). В шапке экрана продажи касса показывает либо «Новый счет», либо номер уже открытого счёта.

Добавление позиций

• Плитки меню. Нажмите на товар или блюдо в меню — позиция добавится в счёт. Если товар в стоп-листе, на плитке видна пометка «В СТОП ЛИСТЕ», и продать его нельзя.
• Поиск. Поле «Подробный поиск...» (клавиша F3) ищет по каталогу сразу по названию, штрихкодам, PLU-коду и артикулу — отдельно выбирать тип поиска не нужно. Кнопка F5 сбрасывает поиск.
• Штрихкод. Отсканируйте товар сканером — код попадает в поле «ШК товара» (клавиша F4), и позиция добавляется автоматически.
• Поиск по коду. Кнопка с подсказкой «Поиск по коду» открывает окно «Введите код» — штрихкод можно набрать вручную с экранной клавиатуры, товар добавится в счёт. Рядом с меню есть и кнопка быстрого поиска — она открывает всплывающее окно поиска прямо поверх меню.
• Фильтр остатков. Кнопка-переключатель над меню меняет режим отображения: «Все товары» — показывать весь каталог, «Только с остатками» — скрыть товары с нулевым остатком. Если меню вдруг «опустело», проверьте, не включён ли фильтр остатков.

Если меню совсем пустое, касса показывает подсказку «Возможно не настроены товары для отображения!» — проверьте настройку меню в личном кабинете.

Количество

Выделите строку счёта и нажмите «Кол-во» (клавиша F7) — откроется окно «Введите количество». Для весового товара касса запрашивает вес. Клавиша Home («Повторить») добавляет ещё одну единицу выбранной позиции.

Рядом со счётом есть кнопки-иконки с плюсом и минусом: плюс добавляет единицу выбранной позиции, минус — убирает. Для весового товара касса спросит вес. Уменьшение количества — это фактически удаление части позиции, поэтому кнопка с минусом (как и уменьшение через «Кол-во») требует права на удаление из счёта; если права нет, касса сообщит «Нельзя удалять со счёта!».

Количество нельзя менять у некоторых позиций — касса объяснит причину сообщением:

• «Нельзя изменить количество у сохраненного товара!» — позиция уже сохранена (отправлена на кухню/печать);
• «Нельзя изменять количество у модификатора!» — модификатор меняется вместе с блюдом;
• «Нельзя изменять количество у маркированного товара!» — каждая единица маркированного товара сканируется отдельно;
• «Нельзя изменять количество у комбо блюда!» — количество комбо задаётся при его сборке.

Примечания

• «Примечание» (клавиша Ins) — примечание к выбранной позиции, например пожелание гостя. Если для товара в личном кабинете заведены готовые примечания, касса покажет их список (в нём же есть пункт «Убрать примечания» и переход к ручному вводу); если готовых нет — откроется экранная клавиатура.
• «Прим. ручные» (на панели «...») — сразу открывает экранную клавиатуру для произвольного примечания к позиции, минуя список готовых.
• «Примечание к счету» — примечание ко всему счёту; открывается окно с экранной клавиатурой.

Примечание ставится только до сохранения позиции: для сохранённой касса сообщит «Позиция сохранена, установить примечание невозможно!». Есть и другие ограничения: «Нельзя установить примечание к комбо!», «Нельзя установить примечание на модификатор!», «Нельзя установить примечание на маркированный товар!». Кроме того, у сотрудника должно быть право менять примечания — его настраивает администратор.

Удаление позиции

Выделите строку и нажмите кнопку удаления (клавиша Del). Если позиция ещё не сохранена, она удаляется из счёта; если уже сохранена (отправлена на кухню/печать), касса оформляет отказ позиции. В обоих случаях касса может запросить пароль — см. «Частые проблемы». Если строка не выбрана, появится сообщение «Не выбрана позиция!».

При отказе касса переспрашивает: «Вы уверены, что хотите сделать отказ?». Дальше — по позиции:

• обычная позиция с количеством 1 отказывается целиком;
• если количество больше одного, откроется окно «Введите кол-во отказываемых позиций» — можно отказать часть;
• у весового товара количество вводится на весовой клавиатуре;
• позиция со связанными модификаторами отказывается только целиком, о чём касса предупредит отдельно.

Отказ может не пройти — в каждом случае касса называет причину:

Сообщение	Что означает
«В счёте есть не сохранённые позиции. Предварительно выполните сохранение.»	В счёте смешаны сохранённые и только что добавленные строки. Сохраните счёт и повторите отказ.
«Эту позицию невозможно отказать!»	Позиция уже отказана целиком (количество ноль) либо это строка тарифа — тарифная позиция отказу не подлежит, время правится через тарифную операцию.
«Нельзя отказать большее количество товара чем есть в счёте!»	Введено количество больше, чем в строке.
«Товар не является весовым...»	Для невесового товара введено дробное количество — отказывайте целыми штуками.

Отказ ограничен и правом сотрудника, и паролем точки — подробности в «Частых проблемах» ниже.

Переход к оплате

Кнопка «Оплата» (клавиша Enter) открывает окно оплаты счёта. Подробно — в статье Оплата заказа и типы оплат.

Если в счёте есть товар, который продаётся по расписанию временных цен и сейчас недоступен, касса не даст оплатить и покажет сообщение «В счёте имеются позиции, недоступные для продажи на данный момент!» — уберите такую позицию из счёта или дождитесь времени действия её меню/цены.

Шапка счёта: клиент, скидка, сервис, гости, стол

В шапке экрана продажи собраны кнопки, которые меняют параметры всего счёта:

• «Клиент» — выбрать клиента вручную; поле кода рядом позволяет выбрать клиента по коду карты.
• «Сервис» — процент сервисного сбора на счёт: откроется окно «Введите процент сервиса». Нужно право на изменение сервиса.
• «Скидка» — процентная скидка на счёт: окно «Введите процент скидки». Нужно право на изменение скидки.
• Скидка суммой — рядом с процентной скидкой есть поле скидки фиксированной суммой: окно «Введите сумму скидки». Требуется то же право, что и для скидки.
• «ШК товара» — поле для сканера штрихкодов.
• «Гостей» — количество гостей за столом: окно «Введите кол-во гостей».
• «Стол» — сменить стол у счёта (открывается список залов и столов или схема зала, если включён дизайн столов). Нужно право на смену стола; перенос фиксируется в истории счёта.
• «Сотрудник» — закрепить счёт за другим сотрудником (официантом).

Изменения скидки и сервиса записываются в историю счёта, а уведомление о скидке может отправляться администратору.

Пречек — кнопка «Печать счета»

«Печать счета» печатает гостю предварительный счёт (пречек) до оплаты — это привычный сценарий кафе и ресторана.

• Если в личном кабинете включено напоминание о скидке, перед печатью касса спросит: «Вы установили скидку и количество гостей?». Ответ «Нет» отменяет печать — можно спокойно доустановить скидку и гостей.
• Касса сохраняет счёт, печатает пречек и помечает счёт как распечатанный.
• Распечатанный счёт закрыт для изменений: при попытке добавить товар или нажать «Печать счета» повторно касса сообщит «Счет распечатан!». Дальше счёт можно только оплатить (или снять пометку через возврат к счёту — по правам).

Панель «...» — дополнительные действия с позицией

Кнопка «...» под счётом раскрывает панель дополнительных действий:

• «Изм. цену» — изменить цену выбранной позиции: окно «Введите цену». Нужно право на изменение цены; нельзя менять цену у сохранённой позиции («Нельзя изменить цену у сохраненного товара!») и у комбо («Нельзя изменить цену у комбо товара!»). Изменение фиксируется в истории счёта.
• «Скидка» — процентная скидка на отдельную позицию: окно «Введите скидку» (не больше 100%). Нужно право на изменение скидки.
• «Сервис» — процент сервиса на отдельную позицию: окно «Введите сервис». Нужно право на изменение сервиса. Если в счёте смешаны сохранённые и несохранённые строки, касса попросит: «В счёте есть не сохранённые позиции. Предварительно выполните сохранение.»
• «Изменить товар» — режим правки каталога: меню подсвечивается синей рамкой, и нажатие на плитку открывает карточку товара для редактирования (название, цена, штрихкод). Повторное нажатие кнопки выключает режим.
• «Матер.» — расходные материалы к услуге: к выбранной услуге можно добавить список материалов, которые спишутся со склада. Работает только для услуг — иначе касса сообщит «Материалы можно добавить только в услугу...» или попросит «Выберите услугу к которой нужно указать расходные материалы»; в комбо материалы добавить нельзя.
• «Статус заказов» — открывает экран готовности блюд (см. Кухонный экран).
• «Прим. ручные» и «Примечание к счету» — см. раздел «Примечания».

Кнопки «Журнал», «Подарок», «Готовность блюд», «Турникет»

Набор кнопок в нижней части экрана зависит от режима работы точки:

• «Журнал» — журнал записи клиентов (см. Журнал и онлайн-запись). Касса может запросить пароль, заданный администратором на вкладке «Пароли» торговой точки; при неверном вводе — «Неверный пароль!».
• «Подарок» — подарки по накопительной системе. Кнопка видна только когда в счёте выбран клиент-участник системы лояльности; на кнопке отображается количество его баллов, например «Подарок(5)». Подробнее — в статье Подарки и сертификаты.
• «Готовность блюд» — экран готовности блюд: какие позиции кухня уже приготовила (см. Кухонный экран).
• «Турникет» — открыть/закрыть турникет, если он подключён к точке (см. Тарифы и турникет).

Отложенные счета

Режим отложенных счетов позволяет вести несколько счетов параллельно — например, пробивать следующего покупателя, пока первый отошёл за забытым товаром. Включается в настройках кассы: пункт «Отложенные счета», рядом задаётся максимальное число одновременно открытых счетов.

• Над счётом появляются нумерованные вкладки; вкладка «+» открывает новый пустой счёт.
• Если лимит вкладок исчерпан, касса сообщит «Достигнуто максимальное количество отложенных счетов!» — закройте (оплатите) один из открытых счетов.

Розничная панель: отчёты, смена, возврат

В розничном режиме внизу экрана продажи есть панель быстрых операций:

• «Отчет» — открывает выбор: «Итоговый отчет» или «X-Report» (и кнопка «Закрыть» для отмены). На печать каждого отчёта нужно соответствующее право сотрудника. Подробнее — в статье Отчёты на кассе.
• «Закрыть смену» / «Открыть смену» — управление сменой прямо с экрана продажи (см. Закрытие смены и Z-отчёт).
• «Возврат» — оформить возврат (см. Возвраты). Эту кнопку можно скрыть в настройках кассы — если её нет, проверьте настройки.

Складские документы с экрана продажи

В розничном режиме прямо из счёта можно создать складской документ из набранных позиций — удобно, когда кассир одновременно принимает или перемещает товар:

• «Заявка» — заявка на склад (касса подтвердит: «Заявка на склад создана!»);
• «Акт комплектации» — «Акт комплектации создан!»;
• «Перемещение» — «Документ Перемещение создан!»;
• «Списание» — «Документ Списание создан!».

Кнопки по умолчанию скрыты и включаются в настройках (например, пункт «Заявка на склад (кнопка в режиме продаж)»). Для создания документа нужен интернет — без него касса сообщит «Отсутсвует интернет соединение...». Дальнейшая работа с документами — в статье Складские документы.

Горячие клавиши

Привязки по умолчанию для экрана продажи (администратор может их изменить в настройках кассы):

Клавиша	Действие
Enter	Оплата счета
Esc	Выход
Del	Удалить (позицию)
Ins	Примечание (к позиции)
Home	Повторить (+1 к количеству)
F2	Выбор клиента вручную
F3	Поиск товара по названию
F4	Поиск товара по штрих-коду
F5	Сбросить поиск по названию
F6	Выбор клиента по коду карты
F7	Изменить количество
Shift	Выбор товара из меню (меню списком)

Кроме настраиваемых привязок работают системные клавиши: F1 открывает встроенную справку (если файл справки установлен рядом с программой), стрелки вверх/вниз переключают выбранную строку счёта (в меню-списке стрелки влево/вправо двигаются по списку товаров), Alt+F4 закрывает экран продажи — но если в счёте остались позиции, а права на удаление у сотрудника нет, касса не даст закрыть окно.

Дополнительные операции

Кнопка «Опции» на экране кассы открывает окно дополнительных операций. Группа «Работа со счетами»:

• «Разблокировать счет» — снять блокировку счёта, занятого другим рабочим местом.
• «Разбить счет» — разделить счёт на несколько (гости платят раздельно).
• «Стоп-лист» — управление стоп-листом.
• «Сменить сотрудника» — перевести счёт на другого официанта.
• «Перенос блюд» — перенести позиции в другой счёт.
• «Изменить вид оплаты» — сменить вид оплаты по оплаченному счёту.
• «Копия чека» — напечатать копию чека.
• «Возврат» — оформить возврат по счёту.
• «История счета» — журнал действий по счёту.

Группа «Дополнительные функции»: «Дизайнер столов» и «Печать этикеток». Набор доступных кнопок зависит от типа торговой точки и режима работы.

Частые проблемы

• Касса просит пароль при удалении — появляется окно «Введите пароль для» «удаления из счета». Это защита от злоупотреблений: пароль задаёт администратор в личном кабинете — справочник «Торговые точки» → нужная точка → вкладка «Пароли». Вводится именно этот пароль точки, а не пароль сотрудника. Пока пароль не задан и права сотрудника не ограничены, удаление проходит без запроса.
• «Неверный пароль!» — введён не тот пароль. Уточните у администратора пароль с вкладки «Пароли» торговой точки.
• «Недостаточно прав!» — действие запрещено в правах сотрудника; права настраивает администратор в личном кабинете.
• «Для отказа позиции в счете необходимо установить пароль!» — вы удаляете сохранённую позицию (это отказ), а пароль отказа на точке не установлен. Задайте его на вкладке «Пароли».
• «Значение задано неверно, для не весового товара количество должно быть целым» — у обычного (не весового) товара количество может быть только целым. Дробное вводится только для весовых позиций.
• «Для товара <название> неверно задано количество!» — введённое количество не проходит проверку максимума для этой позиции. Проверьте число и повторите.
• «Ошибка отказа...» — отказ (удаление уже сохранённой позиции) не записался. Повторите; если ошибка держится, напишите нам, не закрывая счёт.
• «Не удалось создать заявку на склад!» — складская заявка с экрана продажи не создалась; повторите.
• «Ошибка изменения процента скидки...», «Ошибка изменения суммы скидки...», «Ошибка изменения процент сервиса...» — правка шапки счёта не сохранилась: причина написана следующей строкой. Проверьте, не распечатан ли счёт, и повторите.
• «Произошла ошибка при удалении отложенного счета» — отложенный счёт не удалился; обновите список отложенных и повторите.
• «Произошла непредвиденная ошибка при разблокировки счета.» — распечатанный счёт не удалось разблокировать для правки; повторите.
• «Не удалось авторизоваться повторите попытку!» и «Произошла ошибка!» при подтверждении действия — пароль или права не подтвердились; повторите ввод.
• «Ошибка сохранения счёта!», «Ошибка сохранения счета при печати!», «Произошла ошибка при оплате» — счёт не записался; разбор этого семейства — в разделе «Счёт не сохраняется, не оплачивается или разошёлся по сумме» ниже.
• «Не выбрана позиция!» — перед удалением, примечанием или изменением количества выделите строку счёта.
• «Изменение количества невозможно...» и «Изменение цены невозможно...» — это общая обёртка, а настоящая причина написана во второй строке сообщения. Прочитайте её: как правило, там одна из причин ниже.
• «Нельзя изменять количество у модификатора!» и «Нельзя удалять модификатор!» — выделена строка-модификатор, а модификатор живёт при своём блюде. Работайте со строкой самого блюда: удалите её — модификаторы уйдут вместе с ней.
• «Нельзя изменять количество товара с модификаторами!» — у блюда уже выбраны модификаторы, и количество ему поменять нельзя. Удалите строку и добавьте блюдо заново нужным количеством: модификаторы выбираются при добавлении.
• «Нельзя изменять количество у комбо блюда! Количество выбирается при формировании кобмо-заказа с помощью кнопки "Общее количество комбо"» — так и есть: количество комбо задаётся при его сборке, отдельной кнопкой. См. Продажа комбо-наборов.
• «Нельзя изменять количество у тарифа!» — строка добавлена по тарифу (почасовая услуга), и её количество считает тарификация по времени, а не кассир.
• «Нельзя изменять количество у браслета!» — к строке привязан код браслета; количество у такой позиции не меняется.
• «Введенное количество превышает количество в счете!» — вы уменьшаете количество на большее число, чем есть в строке. Чтобы убрать позицию целиком, удалите строку.
• «Невозможно оказать услугу частично...» — это предупреждение, а не отказ: у услуги нельзя дробное количество, и касса округляет его вниз до целого (ноль превращается в единицу).
• «Счет распечатан!» — по счёту уже напечатан пречек, добавлять позиции нельзя. Оплатите счёт или оформите изменения по правилам точки.
• «Нельзя совершить продажу по цене НОЛЬ (0)!» — товар не добавляется в счёт, потому что у него нулевая цена, а на точке включена настройка «Запретить продажу товаров по нулевым ценам» (личный кабинет → «Торговые точки» → карточка точки). Проставьте цену товару в справочнике Склад → Справочники → Товары — это правильный путь; отключать настройку стоит только осознанно, она и защищает от продажи «за ноль» по недосмотру. На комбо-наборы запрет не распространяется: у комбо цена берётся из состава набора.
• «В счёте имеются позиции, недоступные для продажи на данный момент!» — товар из счёта продаётся по расписанию временных цен и сейчас недоступен. Уберите позицию или дождитесь времени её продажи.
• «СЧЕТ СОХРАНЯЕТСЯ. ОЖИДАЙТЕ.» — касса записывает счёт; дождитесь окончания, не выключайте программу.
• «Остатки не актуальны! Восстановите последовательность.» — складские остатки требуют пересчёта; см. статью Остатки товаров.
• «Достигнуто максимальное количество отложенных счетов!» — исчерпан лимит вкладок отложенных счетов. Оплатите один из открытых счетов или увеличьте лимит в настройках кассы.
• Пропала кнопка «Возврат» на розничной панели — кнопку скрыли в настройках кассы; включите её обратно.
• Меню показывает не все товары — включён фильтр «Только с остатками»; переключите кнопку в режим «Все товары».

Счёт не сохраняется, не оплачивается или разошёлся по сумме

Эти сообщения приходят от базы данных точки, а не из интернета. Не закрывайте программу — набранный счёт живёт в ней, пока вы её не закрыли.

• «Ошибка выполнения запроса при сохранении шапки счета!», «Ошибка выполнения запроса при сохранении/обновлении табличной части счета!», «Ошибка выполнения запроса при оплате счета!» — база точки не приняла запись. Точная причина написана во второй строке сообщения. Проверьте, включён ли главный компьютер точки и работает ли сеть (см. Несколько касс в одной точке), и напишите нам, не закрывая кассу.
• «Невозможно выполнить START TRANSACTION!», «Невозможно сохранить изменения в БД!», «ОШИБКА COMMIT ТРАНЗАКЦИИ», «Невозможно откатить изменения в БД!» — то же самое на уровне транзакции: изменения в базу не записались. Это про локальную базу точки, а не про интернет — касса без интернета продаёт, а без своей базы работать не может.
• «Сумма табличной части (…) и сумма "шапки" (…) счета № (…) не совпадают!» — касса сверила итог счёта с суммой его строк и нашла расхождение; оно записано в журнал. Оплачивать такой счёт не нужно — пришлите нам номер счёта из сообщения, разберёмся со счётом, а не с деньгами задним числом.
• «Ошибка при сравнении суммы "шапки" счёта и табличной части счета...» — саму сверку выполнить не удалось (обычно из-за той же базы); причина во второй строке.
• Те же сбои записи в коротких формах: «Ошибка выполнения запроса при сохранении табличной части счета!», «Ошибка выполнения запроса при обновлении шапки счета!».
• «Сохранение данных невозможно», «Ошибка сохранения данных», «Ошибка сохранения.», «Ошибка занесения данных в журнал!», «Ошибка создания сессии пользователя», «Ошибка обновления признаков шапки счета!», «Произошла ошибка при установке флага "Распечатан"» — то же семейство: запись в базу не прошла. Действия те же — не закрывать программу, проверить связь с базой, написать нам.
• «Произошла непредвиденная ошибка при расчёте содержимого счета.» и «Произошла непредвиденная ошибка при загрузке шапки счета.» — счёт не пересчитался или не открылся. Повторите действие; если повторяется — напишите нам, не закрывая программу.

FAQ

Почему касса просит пароль при удалении позиции, а раньше не просила?

Администратор установил пароль на удаление в настройках торговой точки (личный кабинет → «Торговые точки» → вкладка «Пароли»). Это настраиваемая защита: пока пароль не задан, касса его не спрашивает.

Чем удаление позиции отличается от отказа?

Несохранённая позиция просто удаляется из счёта. Сохранённая (уже отправленная на кухню/печать) оформляется как отказ — у него отдельное право сотрудника и отдельный пароль точки.

Как удалить весь счёт?

Удалите все позиции и закройте счёт. По оплаченному счёту оформляется «Возврат» через окно «Опции».

Горячие клавиши не совпадают с таблицей — почему?

В таблице значения по умолчанию. Привязки клавиш хранятся в настройках кассы, и администратор мог их изменить.

Чем пречек отличается от чека?

Пречек (кнопка «Печать счета») — предварительный счёт для гостя до оплаты, он не фискальный. Чек печатается при оплате счёта. После печати пречека счёт блокируется от изменений до оплаты.

Почему не получается поставить скидку или изменить цену на позицию?

Чаще всего позиция уже сохранена (отправлена на кухню/печать) — менять цену и количество у сохранённых позиций нельзя, а для скидки/сервиса касса попросит сначала сохранить счёт целиком. Вторая причина — у сотрудника нет соответствующего права.

Как вести несколько счетов одновременно в рознице?

Включите в настройках кассы пункт «Отложенные счета» и задайте лимит. Над счётом появятся вкладки: переключайтесь между покупателями, новый счёт открывается вкладкой «+».

Почему не видно кнопку «Подарок»?

Кнопка появляется, только когда в счёте выбран клиент — участник накопительной системы. Без клиента (или для клиента вне системы лояльности) кнопка скрыта.