Импорт / Экспорт
Импорт и экспорт данных между Paloma365 и файлами Excel/CSV.
Как открыть
Перейдите в Настройки → Импорт / Экспорт в боковом меню.
Маршрут: /settings/import-export
Быстрые действия:
Обзор
Страница Импорт / Экспорт позволяет:
- Экспортировать данные из любой справочной таблицы (товары, клиенты, склады, сотрудники и т.д.) в CSV файл
- Импортировать товары и услуги из файлов Excel (.xls, .xlsx) в систему
- Импортировать клиентов и поставщиков (контрагентов) из файла — см. Импорт клиентов и поставщиков
Экспорт
Доступные таблицы
| Таблица | Описание |
|---|---|
| Товары и услуги | Каталог товаров (s_items) |
| Клиенты / Поставщики | Контрагенты (s_clients) |
| Склады | Места хранения (s_warehouse) |
| Сотрудники | Персонал (s_employee) |
| Организации | Юридические лица (s_organizations) |
| Единицы измерения | Единицы измерения (s_units_of_measurement) |
| Спецификации | Категории товаров (s_specifications) |
| Типы цен | Категории цен (s_prices_types) |
| Типы оплат | Способы оплаты (s_types_of_payment) |
Пошаговая инструкция
- Выберите вкладку Экспорт
- Выберите таблицу из выпадающего списка
- Нажмите Предпросмотр для просмотра данных перед скачиванием
- Нажмите Скачать CSV для сохранения файла
Импорт
Что импортировать НЕЛЬЗЯ
Импорт работает только по таблицам из списка выше (товары, контрагенты, склады, сотрудники, организации, единицы измерения, спецификации, типы цен, типы оплат). Чего в этом списке нет — то файлом не загружается:
- Калькуляции и рецептуры («техкарты», «состав блюда») — их заводят вручную в справочнике «Калькуляции». Загрузить рецептуры Excel-файлом нельзя, даже если сам файл выглядит подходящим.
- Документы — приход, списание, инвентаризация и прочие складские документы создаются в своих разделах, а не импортом.
- Остатки — их вносят документом поступления или инвентаризации: остаток должен появиться проведённым документом, иначе не сойдётся себестоимость.
Поддерживаемые форматы
.xls(Excel 97-2003).xlsx(Excel 2007+).csv(значения, разделённые запятыми)
Пошаговая инструкция
- Выберите вкладку Импорт
- Нажмите на область загрузки или перетащите файл
- Нажмите Импортировать для загрузки файла
Шаблон импорта
Импорт Excel ожидает следующий порядок столбцов для товаров:
| Столбец | Поле | Описание |
|---|---|---|
| A | idout | Внешний ID |
| B | isgroup | Является группой (Да/Нет) |
| C | parentid | Название родительской группы |
| D | name | Наименование товара |
| E | price | Цена |
| F | measurement | Название единицы измерения |
| G | mainShtrih | Штрихкод |
Импорт клиентов и поставщиков
- На вкладке Импорт в поле Что импортировать выберите Клиенты / Поставщики
- Выберите файл — появится предпросмотр его строк
- Над каждой колонкой выберите, какие в ней данные, или оставьте «— пропустить —». Если в файле есть строка заголовков («Наименование», «Телефон» и т.п.), колонки распознаются сами. Файл, подготовленный для старого кабинета, размечается одним выбором в списке Порядок колонок — там те же варианты, что были в старом кабинете
- Нажмите Запустить импорт. Когда загрузка закончится, проверьте результат в справочнике «Клиенты / Поставщики»
| Колонка | Что загружается |
|---|---|
| Наименование | Обязательна (или «Внешний ID»). Контрагент с таким же наименованием (без учёта регистра) обновляется, иначе создаётся новый |
| Телефон | Телефон контрагента |
| Дата рождения | Только из XLS/XLSX, где дата записана ячейкой-датой |
| Адрес | Адрес контрагента |
| БИН/ИНН | Регистрационный номер |
| Код карты | Код карты клиента |
| Внешний ID | Код из другой системы. Если колонки «Наименование» нет, наименованием станет внешний ID |
| Признак группы | «Да», «Yes» или 1 — строка создаёт группу, а не контрагента |
| Группа (внешний ID или наименование) | Группа, в которую попадёт контрагент: уже существующая или созданная строкой выше в этом же файле |
| Долг | Сумма долга контрагента — для строки создаётся документ «Расход из кассы» (касса и организация № 1, примечание «Прогрузка долга») |
Что важно знать:
- XLS/XLSX — первая строка файла считается заголовком и не загружается, данные берутся со 2-й строки
- CSV — колонки должны быть разделены точкой с запятой «;»; загружаются все строки, поэтому строки заголовков в CSV быть не должно
- Колонка «Долг» не может стоять первой в файле — такой файл кабинет не отправит
- Повторная загрузка файла с колонкой «Долг» создаст документы «Расход из кассы» ещё раз
Советы
- Сначала экспортируйте данные, чтобы увидеть ожидаемый формат перед импортом
- Импорт обновит существующие товары, если найдено совпадение по названию
- Новые товары будут созданы, если совпадение не найдено
- Максимальный размер файла для импорта: 50 МБ
Если файл не принимается
Ошибка «Неверный тип файла. Выберите файл Excel или CSV»
Появляется сразу после выбора файла, ещё до чтения его содержимого: проверяется только расширение имени. Принимаются три — .xls, .xlsx и .csv; всё остальное (.ods, .numbers, .txt, .pdf, .xml) отклоняется на этом шаге.
Чаще всего дело в исходной программе: Google Таблицы и Numbers по умолчанию сохраняют в своём формате. Откройте файл и выберите «Скачать» / «Экспорт» → Microsoft Excel (.xlsx) либо CSV, и загрузите заново. Переименовывать файл вручную не нужно — от смены расширения содержимое не меняется, и на следующем шаге он всё равно не прочитается.
Ошибка «Не удалось прочитать файл. Проверьте формат»
Расширение подошло, но разобрать содержимое не удалось. Обычные причины: файл повреждён при выгрузке, защищён паролем, это на самом деле другой формат с переименованным расширением, или в .csv использован непривычный разделитель.
Что помогает: открыть файл в Excel и пересохранить его как .xlsx — так формат гарантированно совпадёт с именем; снять пароль; для .csv проверить, что колонки разделены запятой или точкой с запятой, а не табуляцией. Полезно начать с экспорта из самого кабинета (вкладка Экспорт) — полученный файл заведомо в нужной структуре, и его удобно использовать как образец.
Часто задаваемые вопросы
В: Можно ли импортировать товары с ценами?
О: Да, укажите цену в столбце E файла Excel.
В: Что произойдёт, если товар уже существует?
О: Система сопоставляет по названию (без учёта регистра). Существующие товары обновляются, новые создаются.
В: Можно ли экспортировать документы?
О: В настоящее время можно экспортировать только справочные таблицы (справочники). Экспорт документов доступен через страницы отдельных документов.