Возвраты, копия чека, история и корректировка счетов — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Справочник по операциям с уже созданными счетами в Paloma365 Classic: возврат по чеку и без чека, копия чека, история счёта, разблокировка, смена сотрудника и смена вида оплаты закрытого счёта, а также права и пароли, которые ими управляют.

Окно «Опции» на экране кассира: где возврат, копия чека и история счёта

• Где в интерфейсе: экран кассира → выделить счёт в списке → кнопка «Опции». Группа «Работа со счетами»: «Разблокировать счет», «Разбить счет», «Копия чека», «Возврат», «Перенос блюд», «Изменить вид оплаты», «Сменить сотрудника», «Стоп-лист», «История счета». Группа «Дополнительные функции»: «Дизайнер столов», «Печать этикеток». Кнопка «Закрыть».
• Какие кнопки видны: в интерфейсе «Кассир» — все. В интерфейсе «Администратор зала» скрыты «Возврат», «Копия чека» и «Изменить вид оплаты». Если в настройках кассы (вкладка «Вид программы» → «Тип заведения») выбрано «Розничный магазин» или «Салон Красоты», скрыты «Разблокировать счет», «Разбить счет», «Стоп-лист», «Перенос блюд» и «Дизайнер столов».
• Примечания: пока выполняется операция, кнопки окна заблокированы; после операции окно закрывается.

Выбор счёта из списка, если счёт не был выделен

• Когда появляется: если перед «Опции» счёт не выделен, операции «Разблокировать счет», «Разбить счет», «Перенос блюд», «Сменить сотрудника» и «Изменить вид оплаты» открывают список счетов текущей смены: столбцы «№», «Сумма», «Статус», «Тип оплаты», поле «Поиск:», кнопки «Принять» / «Отмена».
• Доступ: если у сотрудника в личном кабинете есть запись прав — нужно право на просмотр итогового отчёта (иначе «Недостаточно прав!»). Если записи прав нет и для торговой точки задан пароль на итоговый отчёт — касса спросит «Введите пароль для "Все"»; если пароль не задан — список откроется сразу.
• Примечания: при отмене выбора или отказе в доступе — «Счёт не выбран!». Для «Возврат» список не нужен — чек ищется внутри окна возврата. «Копия чека» без выделенного закрытого счёта предлагает только «Найти чек». «История счета» без выделенного счёта покажет пустую таблицу.

Возврат по закрытому чеку: как открыть окно возврата

• Где в интерфейсе: экран кассира (интерфейс «Кассир») → «Опции» → «Возврат». Окно «Возврат» в три шага: поиск чека → «Далее» → выбор позиций → «Далее» → вид оплаты → «Принять».
• Доступ: если у сотрудника есть запись прав — нужно право на возврат (при запрете — «Недостаточно прав!»). Если записи прав нет — касса спрашивает пароль торговой точки на возврат («Введите пароль для "Возврат"»). Если пароль не задан, возврат недоступен: «Для возврата необходимо установить пароль!» с подсказкой — Личный кабинет → справочник «Торговые точки» → нужная точка → вкладка паролей.
• Условия: нужна открытая смена (иначе «Смена не открыта!») и связь с облаком. Если на кассе есть не выгруженные данные, касса предупреждает «Внимание! Будет проведена синхронизация данных» и ждёт её окончания; при отказе окно возврата не открывается.

Что происходит после проведения возврата

• Возврат сохраняется отдельным счётом с отрицательными количествами и ссылкой на исходный чек.
• Руководителю уходит сообщение, а на другие рабочие места — всплывающее уведомление «Возврат счета № … за дату … Сумма чека … Сотрудник …» (и примечание, если оно введено). Затем запускается немедленная синхронизация.
• Если позиции к возврату не выбраны — «Необходимо указать позиции для возврата количеством более 0».
• Ошибка при сохранении или на фискальном регистраторе — «Произошла ошибка во время возврата!» с причиной, возврат отменяется. Исключение — ошибка печати счёта об оплате (см. раздел про печать чека возврата): в этот момент возврат уже проведён.

Поиск возвращаемого чека по номеру, дате и времени (шаг 1)

• Где в интерфейсе: окно возврата → «Торговая точка» (выпадающий список) → «Введите номер счета:» (кнопки экранной клавиатуры и очистки) → «Выберите дату когда был создан счет:» → «Выберите время когда был создан счет: Пример: 09:35» (поля «Часы», «Минуты», «Секунды») → «Далее». «Отмена» закрывает окно.
• Как заполнять: номер обязателен («Введите номер чека!»). Если часы и минуты пустые, касса спросит «Вы уверены что хотите осуществить, возврат только по номеру чека?» и будет искать по номеру и дате. Секунды можно не вводить. По умолчанию — сегодняшняя дата и своя торговая точка; можно выбрать другую точку компании.
• Ответы кассы: «Счет с таким номером и датой не найден!», «Указанный счёт является возвратом для другого счёта!», «По указанному счёту уже был осуществлен полный возврат!». Если подходит несколько чеков — «С данными парметрами найдено несколько счетов, произведите поиск счета по товару» (так в программе) и открывается список найденных чеков для выбора.
• Без связи: «Ошибка доступа к облачным сервисам» или «Ошибка при попытке соединения с облаком для возврата».

Поиск чека для возврата по наименованию товара и периоду

• Где в интерфейсе: окно возврата → шаг 1 → кнопка «Поиск чека» → «Наименование товара» (экранная клавиатура), «Выберите период когда была продажа» («C:» / «ПО:»), «Выберите торговую точку», «Найти» → таблица чеков → «Вверх» / «Вниз» → «Применить» (или «Отмена»).
• Как заполнять: наименование обязательно («Не указано наименование товара»). Период по умолчанию — текущий день; если начало позже конца — «Не корректный период». Точка — своя, можно выбрать «Все».
• Результат: столбцы «Дата», «#», «Итого», «Стол», «Клиент», «Товары», «Примечание», «Торговая точка». После «Применить» номер, дата, время и точка подставляются в шаг 1, и касса сразу загружает чек.
• Примечания: поиск идёт в облаке; без интернета — «Ответ от сервера не распонан, прверьте интернет и повторите попытку» (опечатки — как в программе).

Данные исходного чека на шаге выбора позиций

• Где в интерфейсе: окно возврата → шаг 2, над таблицей: «Cчет №: …», «Клиент: …», «Тип оплаты: …», «Cкидка: …%», «Cервис: …%», «Итоговая сумма: …», при наличии — «Примечание:» с текстом примечания исходного чека (только чтение).
• Примечания: при повторном возврате по тому же чеку показываются только ещё не возвращённые остатки, и «Итоговая сумма» считается по ним. В подписях «Cчет», «Cкидка», «Cервис» первая буква латинская — так в программе.

Частичный возврат: перенос позиций в список возврата

• Где в интерфейсе: шаг 2: слева позиции чека («№», «Наименование», «Кол-во», «Цена», «Скидка», «Сумма»), справа — к возврату. Кнопки-стрелки между таблицами: одинарная вправо — выделенная позиция, двойная вправо — все позиции, двойная влево — очистить список возврата. «Отмена» возвращает к шагу 1.
• Количество: для штучного товара одинарная стрелка переносит 1 единицу, для весового — всё проданное количество. Если включить «Запрашивать кол-во» (Да/Нет), касса при каждом переносе спрашивает «Введите количество»; количество больше остатка не принимается. Если в чеке одна позиция и переносится всё её количество — это полный возврат.
• Примечания: убрать из списка одну позицию нельзя — только очистить весь список. Переключение «Запрашивать кол-во» очищает список возврата. Уже перенесённую полностью позицию повторно перенести одинарной стрелкой нельзя («Нельзя сделать возврат по данной позиции!»). Двойная стрелка «все» работает и после переноса отдельных позиций: она заменяет список возврата всеми позициями чека целиком.

Подбор позиции для возврата сканированием штрих-кода или марки

• Где в интерфейсе: шаг 2 → поле «Отсканируйте штрих-код или марку» (сканер и Enter либо кнопка экранной клавиатуры; кнопка очистки).
• Как работает: штрих-код сверяется со справочником товаров на кассе (основной и дополнительные штрих-коды) или с кодом маркировки проданной позиции. Первая совпавшая позиция переносится так же, как одинарной стрелкой (с учётом «Запрашивать кол-во»).
• Примечания: если совпадений нет, поле просто очищается, сообщения нет.

Возврат маркированного товара

• Как работает: для позиции, проданной с кодом маркировки, при переносе касса требует отсканировать марку (или берёт марку, введённую в поле поиска). Марка должна совпасть с проданной — иначе «Товара с данной маркировкой, нет в счёте!», и позиция не переносится.
• Примечания: при переносе всех позиций марка запрашивается по каждой маркированной позиции; отказ от сканирования прерывает перенос. Марки возвращённых позиций сохраняются вместе с возвратом.

Товар со суммовой скидкой возвращается только полным количеством

• Когда срабатывает: если в исходном чеке применялась суммовая скидка (скидка фиксированной суммой, в том числе локальная суммовая скидка кассы — Настройки → «Общие настройки» → «Расширение режимов» → «Использовать локальную суммовую скидку»).
• Как выглядит: при переносе позиции касса спрашивает «При продаже данного товара применялась суммовая скидка. Оформить возврат возможно только на полное количество. Вы уверены, что хотите сделать возврат?».
• Примечания: количество не запрашивается даже при включённом «Запрашивать кол-во» — берётся всё проданное количество позиции.

Примечание к возвратному счёту

• Где в интерфейсе: шаг 2 → кнопка «Примечание к счету» → окно ввода; текст показывается в окне возврата как «Прим.:…».
• Примечания: примечание сохраняется в возврате и добавляется во всплывающее уведомление на другие рабочие места. Примечание исходного чека показывается отдельно, только для чтения. При переносе всех позиций касса подставляет примечание исходного чека — своё примечание вводите после переноса позиций.

Бланк возврата товара

• Где в интерфейсе: шаг 2 → переключатель «Бланк возврата» (Да/Нет). Кассир его не меняет — он только показывает настройку. После «Принять» открывается предпросмотр бланка.
• Как включить: Настройки → вкладка «Чеки и Отчеты» → раздел «Системное управление» → «Требовать заполнение бланка возврата товара». По умолчанию выключено; настройка действует только на этом компьютере.
• Что в бланке: торговая точка, сотрудник, номер и дата исходного чека, возвращённые позиции с количеством и суммой.
• Примечания: бланк печатается после счёта об оплате; если печать счёта не удалась, бланк не формируется. При ошибке формирования касса показывает «Ошибка при печати отчёта: Ошибка формирования бланка возврата: …» — сам возврат при этом уже проведён.

Выбор вида оплаты, которым возвращаются деньги (шаг 3)

• Где в интерфейсе: шаг 2 → «Далее» → шаг 3: «Тип оплаты: <вид оплаты исходного чека>», таблица видов оплаты с признаком «Фискальный» / «Не фискальный», подпись «Чек фискальный» / «Чек не фискальный» по исходному чеку → «Принять». «Отмена» возвращает к шагу 2.
• Какие виды доступны: по умолчанию выделен вид оплаты исходного чека, можно выбрать другой. Кредит предлагается, если исходный чек был оплачен кредитом. Депозит скрыт, если клиент чека не участвует в депозитной системе, если чек оплачен смешанно, или если на кассе подключён фискальный регистратор / онлайн-касса. При привязках видов оплаты к рабочим местам (личный кабинет) список ограничен видами, видимыми на этом рабочем месте, плюс наличные, карта и депозит.
• Возврат на депозит: сумма зачисляется на депозит клиента через облако с сообщением «Депозит контрагента "…", успешно пополнен на сумму "…"». Если клиент не в депозитной системе — «Клиент не участвует в депозитной системе...».
• Примечания: без привязок видов оплаты «Фискальный» отмечены только наличные, карта и депозит.

Возврат чека со смешанной оплатой теми же видами оплаты

• Как выглядит: шаг 2 → все позиции → «Далее» → «Счет был оплачен смешанным видом оплаты. Провести возврат средств теми-же видами оплат?». «Да» — возврат проводится сразу; «Нет» — вы выбираете один вид оплаты на шаге 3.
• Когда срабатывает: при полном возврате чека со смешанной оплатой; разбивку по видам оплаты касса получает из облака. Если получить её не удалось — «Не удалось получить данные о видах оплаты, продолжить?».
• Примечания: при частичном возврате смешанного чека вид оплаты выбирается вручную на шаге 3. При возврате «теми же видами» по каждому терминальному виду оплаты выполняется возврат (или отмена) на терминале, затем чек возврата фискализируется как смешанная оплата. Часть, приходящаяся на депозит, на депозит клиента не зачисляется.

Возврат денег через банковский терминал

• Какие терминалы: Kaspi, Halyk, Forte, Freedom, BCC, Alatau, Alsep — если выбран вид оплаты, привязанный к терминалу (подключение — Настройки → вкладка «Плагины»).
• Как работает: после «Принять» операция идёт на терминал. Kaspi, Halyk и Alsep всегда делают возврат. Forte, Freedom, BCC и Alatau: если исходный чек из текущей смены — отмена операции, иначе — возврат.
• Ошибка терминала: вопрос «Провести возврат средств без использования терминала KASPI?» (HALYK / FORTE / FREEDOM / BCC / ALATAU / ALSEP) с текстом ошибки. «Нет» отменяет возврат.
• Ограничение: Forte, Freedom и BCC в той же смене не делают частичный возврат — касса показывает «Терминал HALYK поддерживает только полный возврат средств по чеку, выберите Все товары и повторите операцию» (название терминала в тексте — как в программе).

Фискальный чек возврата на онлайн-кассе или фискальном регистраторе

• Как работает: если выбранный вид оплаты фискальный, после «Принять» касса автоматически фискализирует возврат на подключённой онлайн-кассе / фискальном регистраторе (Настройки → «Оборудование» → «Фискальные принтеры», вкладка «Плагины»).
• Ошибки: ошибка онлайн-кассы показывается её текстом, возврат не сохраняется. Ошибка аппаратного фискального регистратора отменяет возврат с сообщением «Произошла ошибка во время возврата!».
• Примечания: UzKassa возврат из программы не выполняет: «Фискальный возврат для UZKassa необходимо выполнить на терминале!». В чек возврата онлайн-кассы передаются данные исходного чека (номер транзакции, фискальный номер), полученные из облака.

Данные чека-основания для фискального возврата

• Где в интерфейсе: при загрузке чека (переход к шагу 2) открывается окно «Введите информацию из оригинального чека»: «Фискальный признак:», «Дата и время:», «Общая сумма:», «Регистрационный номер кассы (ККМ КГД):», «Признак автономности чека:» (переключатель) → «Принять» / «Отмена».
• Как включить: Настройки → «Общие настройки» → «Расширение режимов» → «Запрашивать данные чека основания». По умолчанию выключено; настройка синхронизируется с облаком.
• Примечания: поля предзаполняются данными, сохранёнными по исходному чеку, если он был фискализирован онлайн-кассой; их можно изменить. Окно открывается при каждом возврате, даже если данные уже есть. «Отмена» не отменяет ввод — значения полей всё равно применяются.

Печать чека возврата (счёт об оплате с пометкой «(Возврат)»)

• Когда печатается: автоматически после «Принять», если в личном кабинете для торговой точки включена печать счёта об оплате. Рядом с номером счёта печатается «(Возврат)».
• Количество экземпляров: Настройки → «Чеки и Отчеты» → раздел «Количество печатаемых чеков/подзаказников» → «Счет об оплате» / «Фискальный счет об оплате».
• Ошибка печати не отменяет возврат: возврат к этому моменту уже сохранён; касса показывает «Произошла ошибка во время возврата!» с пояснением «Счет был сохранен, но произошла ошибка при печати счета об оплате!». Не проводите возврат повторно — распечатайте копию через «Опции» → «Копия чека». В этом случае бланк возврата не печатается и немедленная синхронизация после возврата не запускается.

Возврат без чека в розничном режиме продаж

• Где в интерфейсе: режим продаж при типе заведения «Розница» → набрать товары в счёт → кнопка «Возврат» на розничной панели → окно оплаты в режиме возврата.
• Как включить: Настройки → «Вид программы» → «Показать "Возврат" в рознице» (по умолчанию включено; настройка синхронизируется с облаком).
• Как работает: исходный чек не ищется: количества всех позиций становятся отрицательными; права и пароль на возврат не проверяются. Возврат фискализируется через окно оплаты, печатается счёт об оплате, запускается синхронизация.
• Примечания: пустой счёт вернуть нельзя («Счет пуст!»). Ошибка — «Произошла ошибка при оплате!» с причиной; если не удалась оплата в окне оплаты, количества в счёте возвращаются к положительным. Такой возврат не имеет ссылки на исходный чек и не попадает в «Отчет по возвратам».

Печать копии (дубликата) чека закрытого счёта

• Где в интерфейсе: экран кассира (интерфейс «Кассир») → выделить оплаченный счёт → «Опции» → «Копия чека» → вопрос «Распечатать копию чека №…?» → «Печать» (или «Закрыть»).
• Доступ: если для торговой точки в личном кабинете задан пароль на копию чека — касса спрашивает «Введите пароль для "Копия чека"»; без пароля — сразу окно печати. При неверном пароле окно просто не открывается.
• Условия: счёт должен быть закрыт (оплачен); иначе в окне «Счёт не выбран!», кнопка «Печать» недоступна, остаётся «Найти чек».
• Примечания: копия печатается по форме счёта об оплате с фоновой пометкой «копия», ровно в 1 экземпляре; затем «Дубликат счета распечатан!». Если принтер занят — «Подсистема печати занята!». Кнопка скрыта в интерфейсе «Администратор зала».

Копия чека, найденного в облаке (другая смена или рабочее место)

• Где в интерфейсе: «Опции» → «Копия чека» → «Найти чек» → окно поиска (наименование товара, период, торговая точка) → «Найти» → выбрать чек → «Применить» → печать копии.
• Условия: нужен интернет; данные чека загружаются из облака и печатаются по форме счёта об оплате с пометкой «копия».
• Примечания: количество экземпляров — из настроек печати счёта об оплате (копия выделенного счёта всегда печатается в 1 экземпляре). Если нет интернета или облако ответило ошибкой, копия не печатается, а сообщение на экран не выводится.

Фискальный дубликат чека на онлайн-кассе WebKassa

• Где в интерфейсе: «Опции» → «Копия чека» → переключатель «И фискальную копию» → «Печать» (или «Найти чек» → «Применить»).
• Когда доступно: переключатель активен только при подключённой онлайн-кассе WebKassa (Настройки → вкладка «Плагины»). Используются сохранённые по чеку фискальный номер и номер смены онлайн-кассы; если их нет — фискальная копия молча не печатается.
• Примечания: для других онлайн-касс, в том числе Kaspi, фискальная копия недоступна — переключатель отключён. Результат: «Дубликат фискального счета распечатан!» или текст ошибки онлайн-кассы.

История счёта: журнал действий по счёту

• Где в интерфейсе: экран кассира → выделить счёт → «Опции» → «История счета» → таблица «Товар», «Действие», «Дата», «Сотрудник» → «Закрыть».
• Доступ: без пароля и прав; доступно и в интерфейсе «Администратор зала».
• Что попадает: действия со счётом на кассе — разблокировка, отказы, скидки, сервис, смена клиента, добавление и удаление позиций, печать, оплата, предоплата, возврат, смена вида оплаты, перенос, смена стола, стоп-лист — и текущие позиции счёта (в столбце «Действие» — «в счете»).
• Примечания: если счёт не был выделен, таблица пустая — список счетов не предлагается.

Разблокировка распечатанного счёта

• Где в интерфейсе: экран кассира → выделить счёт → «Опции» → «Разблокировать счет» → «Счет №… был разблокирован!».
• Доступ: право сотрудника на разблокировку либо, если записи прав нет, пароль торговой точки («Введите пароль для "Разблокировку"»). Если пароль не задан — «Для разблокировки счета необходимо установить пароль!» с подсказкой, где его задать.
• Условия: счёт должен быть распечатан и не закрыт — иначе «Счет не заблокирован...» / «Счет закрыт...».
• Примечания: скрыто при типе заведения «Розничный магазин» и «Салон Красоты»; доступно и в «Администратор зала». Разблокировка записывается в историю счёта и журнал; на другие рабочие места уходит уведомление «Счет №… был разблокирован! … Рабочее место: …». При ошибке — «Не удалось разблокировать счет!».

Смена сотрудника (официанта/кассира) у счёта

• Где в интерфейсе: экран кассира → выделить счёт → «Опции» → «Сменить сотрудника» → список сотрудников с кнопками «Выбрать» / «Отмена» → «Сотрудник у счета был успешно изменен!».
• Доступ: если у сотрудника есть запись прав — нужно право на смену сотрудника (иначе «Недостаточно прав!»); если записи прав нет — операция доступна без пароля.
• Условия: счёт без сотрудника или открытый (не распечатанный и не закрытый); иначе «Сменить сотрудника можно только у незаблокированного или нераспечатанного счета!».
• Примечания: доступно и в «Администратор зала». В историю счёта смена сотрудника не записывается.

Изменение вида оплаты закрытого счёта

• Где в интерфейсе: экран кассира (интерфейс «Кассир») → выделить оплаченный счёт → «Опции» → «Изменить вид оплаты» → окно «Смена типа оплаты»: позиции, «Текущий тип оплаты», список «Новый тип оплаты», подсказка «Будет сделан ВОЗВРАТ и новая продажа с выбранным видом оплаты» → «Принять» / «Отмена».
• Доступ: то же право и тот же пароль, что на возврат (запрос «Введите пароль для "Смена оплаты"»; без заданного пароля — «Для возврата необходимо установить пароль!»). Нужна открытая смена и связь с облаком; при необходимости касса сначала синхронизирует данные.
• Условия: счёт закрыт, из текущей смены и текущей торговой точки, с положительной суммой, не смешанной оплаты, без ранее сделанных возвратов. Ошибки: «Счет с таким номером и датой не найден!», «Запрещено изменять вид оплаты для счетов с отрицательной суммой!», «Данный счет был оплачен смешанным типом оплаты...», «По данному счету ранее был произведен возврат...» — под заголовком «Изменение типа оплаты невозможно...».

Смена вида оплаты закрытого счёта: какие виды доступны и что печатается

• Какие виды доступны: кнопка «Изменить вид оплаты» скрыта в «Администратор зала». В списке новых видов нет текущего вида, депозита и SmartPlaza; при привязках видов оплаты — только видимые на этом рабочем месте плюс карта и депозит. Возврат и новая продажа фискализируются и при необходимости проходят через терминал; ошибка второй части — «Ошибка создания счёта с измененным типом оплаты...». Оба документа печатаются как счета об оплате, если печать включена в кабинете.

Права сотрудника и пароли торговой точки для возврата, разблокировки, копии чека

• Где настраивается: в личном кабинете — права сотрудника (возврат, разблокировка счёта, смена сотрудника, просмотр итогового отчёта, просмотр отчёта по возвратам) и пароли торговой точки (справочник «Торговые точки» → вкладка паролей: возврат, разблокировка, копия чека, итоговый отчёт). Касса получает их при синхронизации.
• Порядок проверки: если у сотрудника есть запись прав — решает право («Недостаточно прав!» при запрете, пароль не спрашивается). Если записи прав нет — спрашивается пароль торговой точки.
• Когда пароль обязателен: для возврата, смены вида оплаты (общий пароль на возврат) и разблокировки — без заданного пароля операция недоступна («Для возврата…» / «Для разблокировки счета необходимо установить пароль!»). Для копии чека пароль необязателен (без него печать сразу), права сотрудника копию не ограничивают. Для смены сотрудника пароля нет.
• Примечания: пароль вводится с экранной клавиатуры («Введите пароль для "…"»); неверный — «Неверный пароль!». Исключение — копия чека: при неверном пароле сообщение не выводится, окно печати просто не открывается.

Отчёт по возвратам за текущую смену

• Где в интерфейсе: экран кассира → блок «Отчеты» → «Другие отчеты» → «Отчет по возвратам» → предпросмотр и печать.
• Доступ: если у сотрудника есть запись прав — нужно право на просмотр отчёта по возвратам (иначе «Недостаточно прав!»); без записи прав отчёт доступен, пароля нет.
• Что в отчёте: позиции возвратов текущей смены, оформленных по чеку: наименование с пометкой «(возврат)», количество, цена, суммы, скидка, сервис.
• Примечания: возвраты без чека из розничного режима продаж в отчёт не входят — у них нет ссылки на исходный чек.