Денежные операции: внесение, изъятие, инкассация — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Эта статья про Paloma365 Classic — программу-кассу для Windows. Кроме продаж, касса ведёт учёт наличных: внесение денег, расход, инкассацию при закрытии смены и перемещение денег между кассами. Все операции попадают в кассовые документы и видны в отчётах.

Обзор

Денежный модуль привязан к кассе (денежному ящику), указанной в настройках рабочего места. Если касса не указана, при попытке открыть кассовые операции программа сообщит: «"Денежный" модуль не включен! Для включения "денежного" модуля в личном кабинете в настройках рабочего места, нужно указать кассу!» — попросите администратора назначить кассу рабочему месту в личном кабинете.

Остаток кассы складывается из суммы на начало смены и всех операций за день. При открытии смены (если включён кассовый учёт) программа показывает окно «Укажите сумму на начало смены:» — введите наличные, оставленные в ящике с прошлой смены. Текущий остаток смотрят через «Отчет по кассе» — подробнее в статье Отчёты на кассе.

Где найти

На экране кассы (список счетов) нажмите кнопку «Касса» — откроется окно «Кассовые операции» с кнопками: «Поступление в кассу», «Расход из кассы», «Перемещение из кассы», «Пополнение депозита», «Снятие с депозита», «Отчет по кассе», «Поступление на счёт» и «Расход со счёта» (банковские операции). Ниже — журнал денежных документов с колонками «Тип Документа», «Статус», «Дата», «Сумма», «Статья», «Контрагент/касса», «Примечание». В журнал попадают все документы внесения, расхода, перемещения и банковских операций, в том числе с ошибкой отправки, — он не ограничивается текущей сменой. Статус показывает, ушёл ли документ на сервер: «Передан», «Не передан» или «Ошибка отправки».

Внесение денег

Нажмите «Поступление в кассу» — откроется окно «Поступление денег в кассу». Заполните поля:

• «Контрагент:» — от кого приняты деньги (обязательно, иначе касса сообщит «Не выбран контрагент»);
• «Статья доходов:» — статья учёта поступления;
• «Сумма:» — сумма наличных (без суммы операция не пройдёт: «Сумма операции не указана»);
• «Комментарий:» — примечание к операции.

Если к кассе подключён фискальный регистратор, появится переключатель «Фискальная операция» («Да»/«Нет») — пробивать ли внесение по фискальному аппарату. Нажмите «Принять», подтвердите вопрос «Выполнить операцию?» — при успехе касса покажет «Операция успешно завершена!» и напечатает квитанцию на чековом принтере.

Что важно знать:

• Контрагент — только конкретный. Выбрать группу контрагентов нельзя: касса покажет «Нельзя выполнить операцию для группы контрагентов».
• Защита от дубля. Если новая операция полностью совпадает с предыдущей (тот же сотрудник, контрагент и сумма), касса переспросит: «Предыдущая операция была с теми же параметрами. Выполнить операцию?» — так случайный повтор не пройдёт незамеченным. На время проведения кнопка «Принять» блокируется, повторное нажатие невозможно.
• Печать квитанции можно отключить локальной настройкой «Не печатать чек при снятии / пополнении денег в кассе» (локальные настройки кассы, раздел «Управление избыточными данными»).
• Фискальная операция. Положение переключателя «Фискальная операция» касса запоминает и подставляет при следующих операциях. Сумма в фискальном чеке округляется до целого. Для онлайн-касс ePos и qPos фискальные внесения/изъятия недоступны — переключатель выключен и заблокирован. Фискальный чек печатается только по кассовым операциям; банковские («Поступление на счёт»/«Расход со счёта») по фискальному аппарату не проводятся. Если фискальный аппарат вернул ошибку, касса покажет «Ошибка при выполнении операции!» — документ при этом не создаётся.
• Статьи в списке — это статьи доходов/расходов из личного кабинета: показываются только помеченные для отображения на кассе, для поступления — доходные, для расхода — расходные. Если список пуст, касса сообщит «Не настрено отображение статей на кассе» — попросите администратора настроить статьи в личном кабинете.

Изъятие и расход

Кнопка «Расход из кассы» открывает то же окно, но в режиме расхода — «Изъятие денег из кассы» со статьёй «Статья расходов:». Так оформляют выдачу наличных: оплату поставщику, хознужды и т.п.

Кнопки «Поступление на счёт» и «Расход со счёта» работают так же, но по безналичному счёту (банку): окна «Пополнение денег в банке» и «Изъятие денег из банка».

Инкассация

Если в настройках включено «Инкассировать при закрытии смены», при закрытии смены касса спросит: «Необходимо выполнить инкассацию» и откроет окно «Инкассация денег в кассу». В нём:

• «Касса:» — касса, в которую инкассируются деньги (обязательно: «Необходимо указать кассу»);
• «Сумма в кассе:» — расчётный остаток наличных по данным программы;
• «Инкассировать:» — сколько фактически изымаете;
• «Отклонение:» — разница между расчётной и фактической суммой;
• «Комментарий» — примечание.

Если ввести сумму больше расчётного остатка, касса переспросит: «Введенная сумма больше чем есть в наличии. Вы уверены что хотите продолжить?». Когда остатки получить не удалось, появится предупреждение «Не удалось получить остатки по кассе» — инкассация будет проведена без учёта этих сведений. О самом закрытии смены — в статье Закрытие смены и Z-отчёт.

Перемещение между кассами

Кнопка «Перемещение из кассы» открывает окно «Перемещение денег в кассу»: выберите «Касса:» (куда переместить), укажите «Статья:», «Сумма:» и «Комментарий:», нажмите «Принять». Так передают наличные, например, из кассы бара в главную кассу.

Особенности перемещения:

• в списке касс нет собственной кассы рабочего места — переместить деньги «самому себе» нельзя;
• перемещение проводится сразу по нажатию «Принять», без вопроса-подтверждения и без сообщения об успехе — проверяйте сумму до нажатия;
• касса не проверяет остаток: можно указать сумму больше, чем числится в кассе, — вводите сумму внимательно, расхождение всплывёт в отчётах.

Частые проблемы

• «Ошибка перемещения средств из кассы: введенная сумма больше чем есть в наличии» — вы переводите на другую кассу больше денег, чем на ней числится. Сверьтесь с остатком кассы и уменьшите сумму.
• «Ошибка при внесении денег в кассу» — внесение не сохранилось; точная причина написана следующей строкой, обычно это база точки. Повторите операцию и, если ошибка держится, напишите нам.
• «Недостаточно прав!» — на операции стоят права сотрудника: внесение, изъятие и перемещение разрешаются по отдельности, а обе банковские операции («Поступление на счёт» и «Расход со счёта») закрыты одним общим правом. Права настраивает администратор в личном кабинете в карточке сотрудника.
• «Смена не открыта» — денежные операции доступны только при открытой смене.
• Кнопки депозита не видны — пополнение и снятие депозита клиента появляются, только если на точке включена накопительная система.
• Кнопок «Поступление на счёт» и «Расход со счёта» нет — банковские кнопки скрываются локальной настройкой «Скрыть кнопки операций со счетом в кассире» (локальные настройки кассы, раздел «Настройка интерфейсов»). Снимите галочку, и кнопки вернутся.
• «Ошибка доступа к облачным сервисам» и все кнопки окна неактивны — при работе через WebKassa окно кассовых операций блокируется целиком, пока нет связи с облаком. Восстановите интернет: касса проверяет связь примерно раз в минуту и разблокирует кнопки сама.
• «Не настрено отображение статей на кассе» — ни одна статья доходов/расходов не помечена для показа на кассе; статьи настраивает администратор в личном кабинете.
• Документ со статусом «Не передан» или «Ошибка отправки» — операция не ушла на сервер: проверьте интернет; при «Ошибка отправки» нажмите на строку документа, чтобы открыть и провести его повторно. Это работает для внесения, расхода и банковских операций; перемещение с ошибкой отправки повторно провести с кассы нельзя.
• Касса просит пароль при работе с депозитом — операции с депозитом клиента защищаются паролем точки (вкладка «Пароли» в личном кабинете).

FAQ

Куда вводить размен, оставленный в ящике на утро?

В окно «Укажите сумму на начало смены:» при открытии смены. Тогда остаток в «Отчете по кассе» сойдётся с фактическим.

Обязательно ли инкассировать всю сумму?

Нет. В поле «Инкассировать:» укажите фактически изымаемую сумму — размен можно оставить, разница отразится в поле «Отклонение:».

Чем «Расход из кассы» отличается от «Расход со счёта»?

«Расход из кассы» — выдача наличных из денежного ящика. «Расход со счёта» — операция по безналичному (банковскому) счёту, наличные в ящике не меняются.

Почему у сменщика кнопки работают, а у меня «Недостаточно прав!»?

Права выдаются каждому сотруднику отдельно. Попросите администратора включить нужные права (внесение, изъятие, перемещение, банковские операции) в вашей карточке в личном кабинете.