Сотрудники, права и учёт рабочего времени — Paloma POS 2
Эта статья про Paloma POS 2 — новую кассу-приложение линейки Paloma для планшета, POS-терминала или Windows-устройства. Здесь описано, как устроены сотрудники и их права: список сотрудников, конструктор ролей и прав доступа (простой и расширенный режим), как права влияют на видимость заказов и доступ к действиям, смена оператора по PIN и отметка прихода/ухода (учёт рабочего времени). Если вы не уверены, какой у вас продукт, начните со статьи «Как понять, что у вас Paloma POS 2». Про вход по PIN и открытие смены — в статье «Вход, PIN сотрудника и открытие смены».
Обзор
- Сотрудники. Список сотрудников — это все операторы, которые входят на кассу по PIN. Открывается из бокового меню строкой «Сотрудники». Здесь добавляют, изменяют, удаляют и восстанавливают сотрудников.
- Роли и права. У каждого сотрудника одна или несколько ролей (должностей). Роль — это набор прав: какие разделы кассы видны и какие действия разрешены. Роли настраиваются в разделе «Типы доступа».
- Конструктор прав. У конструктора два режима: «Простой» — по понятным возможностям и готовым должностям, и «Расширенный» — точная матрица прав по операциям (просмотр, редактирование, добавление, удаление, печать).
- Как права влияют на работу. Если у сотрудника нет права, кнопка или раздел скрыты, а при попытке действия касса покажет отказ. Часть действий можно разово разрешить авторизацией менеджера.
- Смена оператора по PIN. Оператор за кассой меняется через «Выход» и повторный ввод PIN — без выхода из аккаунта.
- Учёт рабочего времени. Сотрудник отмечает приход и уход в разделе «Учёт времени»; по этим отметкам считаются рабочие часы.
Список сотрудников
Откройте боковое меню и нажмите строку «Сотрудники» — откроется экран «Сотрудники» со списком операторов.
- Вверху — поле поиска с подсказкой «Поиск по имени, логину, телефону или эл. почте». Начните вводить, чтобы отфильтровать список.
- Чтобы добавить сотрудника, откройте форму «Добавить сотрудника». Заполните «Полное имя», задайте «PIN», при необходимости — «Телефон», «Имя пользователя» и «Сведения».
- В блоке «Роли» назначьте одну или несколько ролей — они и определяют права. В блоке «Рабочие места» укажите, где сотрудник может входить, или включите «Все рабочие места».
- Сохраните кнопкой «Сохранить изменения».
В списке видны только реальные операторы, которые входят по PIN. Служебные и «пустые» записи из бэк-офиса не показываются, поэтому строки с пустым именем и значком «?» в списке не появляются.
Удалённого сотрудника можно вернуть: в меню экрана выберите «Восстановить удалённых» — откроется экран «Восстановление сотрудников» со списком удалённых операторов.
Роли и права: раздел «Типы доступа»
Откройте боковое меню и нажмите «Типы доступа» — откроется экран «Типы доступа» со списком ролей. Раздел доступен сотрудникам с правом на роли; если ролей ещё нет, касса покажет подсказку об обновлении из облака.
Чтобы создать роль, нажмите «Добавить роль» и введите название в поле «Название роли». Существующую роль можно переименовать, клонировать («Клонировать роль») или удалить.
Права сгруппированы по разделам:
- «Интерфейсы и разделы» — что видно на главном экране (быстрый заказ, список заказов, столы, доставка, KDS, отчёты, аналитика, настройки, учёт времени и другие). Право на отчёты открывает раздел отчётов целиком, включая «Отчёт по тарификаторам» — см. «Тарификатор».
- «Операции с заказом» — что разрешено делать с заказом (скидки, произвольная цена, удаление позиций, возврат, смена сотрудника, доступ к заказам других сотрудников и другие).
- «Смена, касса и чеки» — работа со сменой, денежным ящиком, приход и расход наличных, разблокировка счёта.
- «Прочее» — остальные права.
Конструктор: простой и расширенный режим
В верхней части конструктора роли — переключатель «Простой» / «Расширенный».
Простой режим
Простой режим открывается по умолчанию и говорит на языке возможностей, а не технических прав:
- В блоке «Должность» можно выбрать готовую основу — например, «Официант», «Кассир», «Администратор», «Кухня», «Доставка» или «Полный доступ».
- Ниже включаются понятные возможности по группам: «Продажи», «Зал», «Заказы и отчёты», «Каталог», «Управление» — например, «Принимать заказы и оплату», «Давать скидки», «Возвраты и отмены», «Работать со столами», «Смотреть отчёты», «Сотрудники и роли».
- Справа блок «Что увидит сотрудник» показывает предпросмотр: какие разделы будут доступны с текущим набором. Изменённые пункты помечаются как «изменено».
Простой режим подходит для большинства случаев: выбрал должность, отметил нужные возможности — роль готова.
Расширенный режим
Расширенный режим показывает полную матрицу прав. Для каждого права доступны операции: «Просмотр», «Редактирование», «Добавление», «Удаление», «Печать» (набор зависит от права). У каждой секции прав есть флажок «Разрешить всё» — он разом включает все права секции. Есть поиск по ролям («Поиск роли») и по правам («Найти право»). При активном поиске флажок «Разрешить всё» действует только на права, видимые в результатах поиска, и состояние галочки тоже считается по видимым строкам — так право можно выдать точечно: найдите его через «Найти право» и включите «Разрешить всё», включится только найденное. Часть операций управляется в бэк-офисе и на кассе только показывается — такие помечены подсказкой «управляется в бэк-офисе».
После изменений сохраните роль — касса покажет «Роль сохранена».
Как права влияют на видимость заказов и действия
Права работают на кассе так:
- Скрытие разделов. Если у роли нет права на раздел, его плитка не появляется на главном экране. Так, без права на список заказов кассир не увидит соответствующую плитку.
- Видимость чужих заказов. Право на доступ к заказам других сотрудников определяет, видит ли оператор только свои заказы или все. Без этого права в списке заказов сотрудник видит только собственные заказы, а сотрудник с правом — все заказы точки.
- Блокировка действий. Если действие недоступно, касса показывает «Недоступно для вашей роли» и подсказку «Попросите менеджера разрешить это действие.» Часть таких действий можно разово выполнить: касса откроет окно «Требуется авторизация менеджера», где менеджер вводит свой PIN или пароль функции.
Про удаление позиций, аннулирование и возвраты — в статье «Удаление позиции, аннулирование чека и возврат».
Смена оператора по PIN
За кассой оператор меняется без выхода из аккаунта: в боковом меню нажмите «Выход» — касса вернётся на экран ввода PIN, сохранив вход рабочего места, а следующий сотрудник войдёт своим PIN. Продажи каждого записываются на того, кто вошёл. Подробно этот порядок и открытие смены описаны в статье «Вход, PIN сотрудника и открытие смены».
Учёт рабочего времени (приход и уход)
Откройте боковое меню и нажмите «Учёт времени» — откроется экран «Учёт времени».
- Сотрудник отмечает начало работы кнопкой «Начать смену». После этого статус меняется на «На смене», видна последняя отметка.
- Уход отмечается кнопкой «Завершить смену».
- Менеджер может открыть командный экран через «Управление командой» и увидеть, кто на смене. Отметки прошлым числом правятся через «Редактировать табели» (экран «Редактировать табель»), если у сотрудника есть право на редактирование учёта времени.
- Итоги по отработанным часам смотрят в разделе «Рабочие часы»: всего часов, число смен, первый вход и последний выход, экспорт в PDF и печать.
Завершить смену мешают открытые долги: при неоплаченных заказах касса покажет «Неоплаченные заказы», при незаполненных чаевых — «Незавершённые чаевые». В этом случае оплатите заказы, завершите чаевые или получите разрешение менеджера.
Учёт времени (отметки прихода/ухода) — это не то же самое, что кассовая смена: смена относится к рабочему месту и открывается кнопкой «Открыть смену», а приход/уход — это личные отметки сотрудника. Про закрытие кассовой смены и сверку — в статье «Закрытие смены».
Частые проблемы
- «Не удалось найти этого сотрудника — возможно, он удалён на другом устройстве» — карточка удалена или ещё не доехала; откройте «Восстановление» в меню панели.
- «Не удалось загрузить удалённых сотрудников», «Не удалось загрузить роли: {ошибка}» — списки не подтянулись; повторите.
- «Не удалось сохранить — попробуйте ещё раз.» — правка карточки не записалась.
- «Недоступно для вашей роли» и «Попросите менеджера разрешить это действие.» — у текущей роли нет нужного права. Настройте право в разделе «Типы доступа» или попросите менеджера авторизовать действие.
- «Недоступно для вашей роли — попросите менеджера разрешить.» — то же самое в виде короткого уведомления при попытке действия.
- «Требуется авторизация менеджера» — действие требует расширенных прав. Менеджер вводит свой PIN («PIN сотрудника») или «Пароль функции», чтобы разово разрешить его.
- «Неверно — в доступе отказано» — при авторизации менеджера введён неверный PIN или пароль функции. Повторите ввод.
- «Роли ещё не настроены.» — на кассе нет каталога ролей. Обновите данные из облака («Синхронизация»), чтобы получить роли из бэк-офиса.
- «Не удалось сохранить изменения. Повторите попытку.» — роль не сохранилась. Проверьте связь и повторите; при закрытой смене изменения применяются после синхронизации.
- «Введите название роли.» — вы пытаетесь сохранить роль без названия. Заполните поле «Название роли».
- «Не удалось загрузить список. Потяните, чтобы обновить из облака.» — список сотрудников не загрузился. Потяните экран вниз для обновления.
- «Этот PIN уже используется.» — заданный PIN занят другим сотрудником. Укажите другой PIN.
- «Отметьте начало смены, чтобы продолжить.» — сотрудник не отметил приход. Нажмите «Начать смену» в разделе «Учёт времени».
- «Неоплаченные заказы» / «Незавершённые чаевые» — нельзя завершить смену, пока есть неоплаченные заказы или незаполненные чаевые. Закройте заказы, завершите чаевые или получите разрешение менеджера.
FAQ
Чем роль отличается от прав?
Роль — это должность с готовым набором прав (например, «Официант» или «Кассир»). Права — это конкретные разрешения внутри роли. Сотруднику назначают роль в блоке «Роли», а сама роль настраивается в разделе «Типы доступа».
Официант видит только свои заказы. Как открыть ему все?
Видимость чужих заказов определяется отдельным правом. Включите его для роли официанта в разделе «Типы доступа» (группа «Операции с заказом», право доступа к заказам других сотрудников) — после этого в списке заказов будут видны все заказы точки.
Простой или расширенный режим выбрать?
Для большинства случаев хватает простого режима: выберите должность и отметьте возможности. Расширенный режим нужен, когда требуется тонкая настройка отдельных прав по операциям — просмотр, редактирование, добавление, удаление, печать.
Как поменять PIN сотрудника?
Откройте сотрудника в списке «Сотрудники» и задайте новый PIN в поле «Новый PIN (оставьте пустым, чтобы не менять)». Оставьте поле пустым, если PIN менять не нужно.
Сотрудник ушёл. Как убрать его с кассы?
Удалите сотрудника в списке «Сотрудники» — он больше не сможет входить по PIN. Если удалили по ошибке, верните его через «Восстановить удалённых».
Учёт времени — это и есть кассовая смена?
Нет. Приход/уход в разделе «Учёт времени» — это личные отметки сотрудника для расчёта рабочих часов. Кассовая смена относится к рабочему месту и открывается отдельно кнопкой «Открыть смену». Подробнее — в статьях «Вход, PIN сотрудника и открытие смены» и «Закрытие смены».